Незалежна Інвентаризація. Як це працює в Україні.

Незалежна інвентаризація: як це працює в Україні

Незалежна інвентаризація давно стала затребуваною послугою на європейському ринку. В Україні ж досі доводиться пояснювати підприємцям і керівникам компаній, які переваги надає сторонній аудит матеріальних цінностей. Втім, пропозиція незалежної інвентаризації в нашій країні існує вже більше десяти років. За цей час чимало клієнтів змогли переконатися, наскільки корисною вона може бути для подальшого розвитку їх бізнесу.

Незалежна інвентаризація — це послуга, яку надають на умовах аутсорсингу. Вона передбачає запрошення сторонніх фахівців, що не мають ніякого відношення до компанії клієнта та його товарних потоків, проте є професіоналами своєї справи, які можуть у стислі строки якісно виконати поставлене перед ними завдання.

Фактично, аудитори пропонують топ-менеджменту, власникам або акціонерам компаній стати їх очима і вухами в конкретній точці і в певний час. Ми, як незалежний інвентаризатор, приходимо, звіряємо наявність товару і передаємо клієнтові результати в зручному для нього форматі. Далі він може працювати з отриманими даними, аналізувати поточний стан справ, приймати певні управлінських рішень, вдосконалювати конфігурацію ланцюгів постачання тощо.

Взагалі, інвентаризація є невід’ємним процесом в будь-який логістичної і торговельній структурі. Так чи інакше, потрібно постійно контролювати наявність товару, перевіряти, чи дотримуються необхідні умови зберігання на складах, чи не перевищено термін придатності і т.д. Коли ви маєте справу з товарно-матеріальними цінностями, подібних питань виникає чимало. Співробітники компанії періодично проводять такі перевірки, здійснюють інвентаризації повністю або частково. Однак і вищому керівництву, і власникам важливо знати, наскільки сумлінно виконується така робота, чи не виникають при цьому системні помилки, які призводять до неточностей в обліку? Інакше кажучи, хоча б іноді їм потрібно, щоб хтось фізично перерахував весь товар на складах і підтвердив, що всі матеріальні цінності існують не тільки на папері, а й в реальності.

Нагадаю, що в Україні при населенні близько 40 млн осіб споживання товарів обчислюється трильйонами одиниць на рік. Але ж все, що ми споживаємо в сім’ях, проходить через торгівлю, склади і виробників. Товар багато разів передається від одних матеріально відповідальних осіб до інших. При таких величезних потоках навіть теоретично неможливо уникнути втрат. Інвентаризації, власне кажучи, і потрібні для того, щоб ці втрати мінімізувати. А, крім того, спробувати виявити і усунути ті фактори, які сприяють збільшенню втрат в ланцюжках поставок.

Втрати бувають у всіх

При проведенні інвентаризацій багато українських компаній звикли покладатися на власні ресурси тільки тому, що це, на думку їхніх керівників, значно прискорює і спрощує цей кропіткий процес. Наприклад, прийшовши вранці на роботу, керівник може оголосити, що в такій-то точці сьогодні буде проводитися перевірка. В ідеальній ситуації співробітники перераховують певну частину активів і перевіряють їх реальну наявність. А якщо виявляються розбіжності, це стає підставою для втручання керівництва і перегляду організації роботи з метою поліпшення якості логістичних операцій і зменшення втрат.

До речі, іноді до нас надходять запити не тільки на проведення незалежних інвентаризацій, а й на консультації з приводу того, як в компанії зробити їх краще своїми силами. Зрозуміло, мова йде зовсім не про малі підприємства, де товар може легко перерахувати і сам власник бізнесу. Нашими постійними клієнтами найчастіше виступають мережеві рітейлери, які володіють десятками або сотнями точок комунікації з кінцевим споживачем.

Тому, як правило, торговельні мережі замовляють саме незалежну інвентаризацію. Адже товар знаходиться на розподільчому складі (складах), а також розкиданий і по всіх точках продажів. І це не одиниці або десятки, а тисячі й десятки тисяч найменувань. До того ж, продукція знаходиться у постійному русі, що пов’язано з роботою великої кількості людей, кожен з яких відповідає за свій етап переміщення матеріальних цінностей. Коли проводиш інвентаризацію в подібних структурах, обов’язково стикаєшся з таким поняттям, як невизначені втрати — товари стоять на обліку, але їх немає в наявності, і ніхто не може зрозуміти, куди вони поділися.

При цьому компанія, здавалося б, перекрила всі лазівки для розкрадачів, встановила камери спостереженя і організувала контроль ввезення-вивезення продукції. Вона налагодила якісний облік і забезпечила зберігання найкращим чином. Товару просто нікуди зникати, але його немає!

Наш досвід показує, що виявити слабке місце допоможе тільки позапланова незалежна перевірка. Але якими силами її здійснювати і чи можна покладатися при цьому на своїх співробітників? Це головне питання!

Українські компанії звикли покладатися на свої сили

Уявити, що ваша компанія потрапила саме в таку ситуацію, не так вже й важко. Рішення, як я вже казав, полягає у швидкій і раптовій перевірці. Але як її провести, наприклад, в супермаркеті, де зберігається півтора-два мільйони одиниць товару, якщо ви хочете, щоб на наступний ранок магазин відкрився вчасно і продовжив обслуговувати клієнтів? Адже у вас на цю складну операцію буде всього кілька годин неробочого часу, за які потрібно перерахувати весь товар.

Якщо ви вирішите «кинути на амбразуру» своїх співробітників, яким, безумовно, довіряєте, то для якісного проведення інвентаризації потрібно буде:

Дуже добре, якщо результати інвентаризації дійсно будуть якісними і об’єктивними, а влаштований вами аврал не призведе до зриву в роботі або до невдоволення серед персоналу. Адже зазвичай досвідчені професіонали не люблять, коли керівництво ставить перед ними невластиві для них завдання, та ще й на шкоду їх основній роботі. А якщо все вийде інакше?

На мою думку, для такої роботи краще запрошувати незалежних інвентаризаторів. Комерційні компанії в Європі зазвичай так і роблять. Але в Україні з цим часто виникають проблеми.

Ми надаємо послуги з незалежної інвентаризації вже десять років, хоча і не є першопрохідцями на українському ринку. Слідом за європейськими торговельними мережами, які стали з’являтися у нас років 10-15 тому, прийшли і компанії, які надавали супутній сервіс, в тому числі й послуги інвентаризації. Для представників західного бізнесу аутсорсинг в інвентаризації — це стандартна процедура. У нас же і десять років тому це була дивина, і сьогодні багато компаній дивляться на таку послугу з великою підозрою. Зазвичай підприємці бояться, що станеться витік комерційних таємниць. Але й це ще не головна проблема.

На мою думку, одним з факторів, який впливає на прийняття рішення про залучення фахівців незалежної інвентаризації, є саме ставлення до бізнес-процесів керівника компанії-клієнта. Тут ми можемо говорити про цінності і про розуміння того, що повинні робити свої співробітники, що краще віддати в управління підрядниками і субпідрядникам, а що виконати із залученням сторонніх експертів. Коли у керівника компанії всі ці пазли правильно складаються, нам легше з ним знаходити спільну мову.

Що змінилося під час пандемії?

До пов’язаної з пандемією кризи, коли торгівля розвивалася і склади регулярно перераховувалися, послуги незалежної інвентаризації замовлялися регулярно. І зараз, коли умови ведення багатьох бізнесів змінилися, попит на наші послуги залишається досить стабільним. Багато компаній перебудували свої бізнес-процеси. Хтось пішов в онлайн, з’явилися нові інтернет-магазини. Хтось скоротив торгові площі, але збільшив складські. Хтось змінив локацію і відкрив торгові точки прямо в житлових районах. Змін за останні рік-півтора відбулося багато. І більшість із них були пов’язані з додатковим переміщенням товарно-матеріальних цінностей. А що це означає? Це означає, що багато керівників знову не розуміють, наскільки вірно їх облік відображає фактичну наявність не тільки товарів, але й основних фондів, обладнання і інших цінностей. Тобто, багатьом знову знадобиться інвентаризація, бажано — позапланова і незалежна. До речі, планових інвентаризацій також ніхто ще не відміняв.

Зараз в Україні працює чимало іноземних компаній, які прийшли на наш ринок зі своїми стандартами обліку. Вони просто звикли робити інвентаризації за допомогою запрошених фахівців раз на півроку або навіть раз в квартал (залежить від профілю і особливостей ведення бізнесу).

Ми настійно рекомендуємо провести незалежну інвентаризацію компаніям, які не робили цього давно або зовсім ніколи не вдавалися до таких послуг. Це потрібно навіть не тому, що хтось там у них, можливо, «хімічить», хоча, якщо це дійсно так, то знати про подібне вищому керівництву потрібно обов’язково. Просто в процесі тривалої роботи на підприємстві завжди з’являються невраховані залишки, недостачі або пересортування. Частина товару переходить до категорії  явних неліквідів, а ви цього просто не бачите у звітах. І що ж? Весь цей товар займає місце на складах роками, ваша компанія витрачає гроші на його зберігання без будь-якої надії на реалізацію.

Буває, що люди занадто покладаються на WMS, які ведуть облік і можуть провести інвентаризацію в режимі реального часу автоматично. Але результати будуть об’єктивними тільки в тому випадку, якщо товар, дійсно, правильно розкладений по складських полицях. Нам же доводилося стикатися з ситуаціями, коли за документами заповнені ячейки виявлялися порожніми, або там лежить зовсім не те, що відображається у обліку. Тобто, перевірити і перерахувати все одно потрібно.

Особливості спілкування з клієнтами

На жаль, в українських реаліях іноді нам доводиться пояснювати, чому компаніям взагалі необхідні незалежні інвентаризації. Коли ми ведемо переговори з мережевою міжнародною компанією, то з ними у нас виходить один сценарій розмови. Зазвичай він конструктивний і професійний з самого початку. Коли приходимо в локальний бізнес, який намагаються робити за образом і подобою європейського і хочуть конкурувати з міжнародними компаніями, то взаєморозуміння нам теж досягти не так уже й важко. Але найскладніший варіант — це сімейний бізнес. Власне кажучи, ми навіть уникаємо співпраці з подібними компаніями. У кращому випадку, можемо надати консультацію з приводу того, як правильно самим провести інвентаризацію. Судіть самі: перед початком перевірки нам можуть сказати, що на складі нічого перевіряти не треба, складом завідує дядько, а в цей магазин не варто приходити — ним керує мама. І якщо ми, як незалежний ревізор, показуємо всі виявлені прорахунки, вони відразу ж говорять, що відбувається втручання в сімейні справи і ми хочемо всіх пересварити. А нам необхідно, щоб нашим висновкам довіряли.

До речі, наші клієнти-новачки, які вперше скористалися такою послугою, демонструють вражаючу одностайність в своїх реакціях на отримані від нас звіти. Всього їх дві, і вони стандартні:

  1. Ні, цього не може бути!
  2. Ну да, я так і знав! (Тобто, знав, що все більш-менш нормально, або знав, що все погано).

Ми ж в таких випадках ще раз нагадуємо, що незалежна інвентаризація лише допомагає встановити реальний стан справ в ланцюзі постачань і створених запасах.

Результати незалежної інвентаризації важливі навіть тоді, коли вона не виявляє серйозних проблем. По-перше, це підтверджує, що бізнес побудований правильно і справно працює. По-друге, отримані результати можна представити власникам або акціонерам, вищому керівництву корпорації і т.д. Адже це оцінки, які зробили сторонні фахівці, і довіра до них значно вища.

Потенційні клієнти часто запитують нас про відповідальність. Це й не дивно, адже рейдерство в Україні все ще залишається серйозною проблемою, а незалежна інвентаризація — це все-таки доступ до конфіденційної інформації. Ми — юридична особа, яка працює в тому ж законодавчому полі, що і будь-яка комерційна компанія України. Ми підписуємо договір з клієнтом: є стандартна форма, але за бажанням замовника від неї можна відійти, вказавши додаткові пункти про відповідальність сторін, межах компетенції, доступи та ін. Тут ми завжди проявляємо гнучкість і готові піти назустріч побажанням клієнта.

Інформацію, яка збирається на складах клієнта для звіту, згідно з договором, може відразу бути стертою з наших комп’ютерів після передачі її замовнику або ж це буде зроблено згодом, наприклад, через місяць, впродовж якого можливі додаткові звірки і уточнення. Зберігати всю зібрану інформацію у себе ми просто не маємо можливості. Для цього не вистачило б ніяких комп’ютерних ресурсів.

Крім того, ми пояснюємо замовнику, що незалежний ревізор — це не просто людина, яка прийшла до вас і щось почала рахувати. У нас працюють спеціально навчені фахівці високого професійного рівня. Вони ознайомлені зі спеціальним програмним забезпеченням, вміють працювати на певних пристроях, знають, що робити в нештатних ситуаціях. Наші бригади виїжджають на об’єкт з резервними девайсами. Були випадки, коли прямо посеред інвентаризації на складах чомусь вимикалася електрика. Але наших фахівців це не зупиняло. За допомогою автономного обладнання вони все одно встигали закінчити свою роботу. Тобто, запросивши нас, ви можете бути впевнені, що інвентаризацію не зупинять ніякі непередбачені обставини. А чи можете ви гарантувати, що так само буде з групою ваших фахівців, відправлених для роботи кудись в регіон?

Зрозуміло, кожна компанія може створити свою внутрішню бригаду ревізорів. Ймовірно, для фірм чи  тогровельних мереж з дуже великою кількістю складів і магазинів це може бути доцільно. Але все одно витрати можуть виявитися занадто великими порівняно з тією сумою, яку ви заплатите за аутсорсинг. Адже потрібно платити людям зарплату, відрядження, іноді і понаднормові. А вони йдуть у відпустку, хворіють, ідуть в декрет, іноді і звільняються. А їх же треба навчати. Їм потрібно купити обладнання і програмне забезпечення. Сукупно все це створює вепликі додаткові витрати, які точно не будуть виправдані, якщо ваша власна бригади не буде зайнята постійно. Ми ж гарантуємо точні результати інвентаризацій, проведених незацікавленими фахівцями за фіксовану плату.

Також ми завжди нагадуємо замовнику, що інвентаризація — обопільний процес. Це як поїздка на таксі: і машина повинна прийти, і ви повинні до неї вийти. Тому ми просимо, щоб на складах перед нашим приходом був наведений порядок. Завали за клієнта точно розгрібати не будемо. Для того, щоб швидко і правильно все порахувати, потрібно, щоб все лежало на своїх місцях і до всього був доступ. Власне кажучи, саме по собі наведення порядку на складі вже принесе користь замовнику. А наведення порядку в управлінському обліку — і поготів!

16.08.21

Оригінална https://logist.fm/reshenia/nezavisimaya-inventarizaciya-kak-eto-rabotaet-v-ukraine

Остались вопросы?
Получить консультацию
Заказать звонок
Введите имя, номер телефона нажмите ‘‘оставить заявку’’
и наш менеджер свяжется с вами.